KPI Nedir?

Bir KPI veya tam açılımıyla temel performans göstergesi, şirketlerin amaçlanan temel iş hedeflerine ulaşmasındaki etkinliğini ve buna yönelik ilerlemeyi gösteren ölçülebilir bir değerdir. Belirli hedefleri izlemenizi sağlayan ayrıntılı bir özellik olarak tanımlamakta mümkün. Bir bakıma, şirketlere ve kuruluşlara uzun vadeli hedeflerine ulaşmak için doğru yolda olup olmadıklarını göstermeye yardımcı olur ve rehber niteliği taşır.

İşletmeler,  temel performans göstergesini genellikle belirlenmiş hedeflere dayalı olarak operasyonel performansı değerlendirmek için kullanır. Örneğin, bir projenin ilerleme sürecini belirlemek veya çıktılarının kalitesini ölçmek için bir araç olarak hizmet edebilir.

Ancak burada dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta, KPI’ların metriklerle karıştırılmamasıdır. Metrikler, belirli zaman dilimlerinde belirli ticari faaliyetleri ölçmek için kullanılır. Bu esnada, KPI’lar belirli hedeflere karşı stratejik hedeflerin değerlendirilmesini ele alır. Diğer bir deyişle, tüm KPI’lar metriktir; ancak, tüm metrikler KPI değildir.

KPI’nın Faydası Nedir? 

KPI’ların faydalarını şu şekilde açıklamak mümkündür:

Talep üzerine, size eyleme geçirilebilir bilgiler verir. Hedeflerinizi doğru bir şekilde ölçmenize olanak sağlar. Veriye dayalı bir çalışma kültürü geliştirir. Karar vermeyi güçlendirmeye yardımcı olan içgörüler sağlar.

KPI Nasıl Belirlenir?

• KPI’daki en önemli kelime “birincil” hedeftir. Çoğunlukla iş ölçümleriyle ilgilidir ve KPI’ları belirlemede şu şekilde bir yol izlenebilir:
• Prosedürünüzle bağlantılı en önemli KPI’larınızı seçin.
• KPI için odak noktası olarak beş hedef ortaya koyun.
• Müşteri hedefinizi tanımlamak için KPI hedeflerinizi ortaya koyun.
• Bu döngü çokluğu ustalıkla hazırlanmalıdır. Aynı şekilde, isteğe bağlı hedefin mevcut tüm ticari ofisler için uygun olması da esastır. KPI’lar aynı zamanda ele alınan etkinliği motive etmelidir. 

KPI Sürecine Etki Eden Faktörler Nelerdir?

KPI’lar veya Temel Performans Göstergeleri, bir mağazanın veya fabrikanın performansını değerlendirmenin yerleşik ve etkin bir yoludur. Etkili bir KPI sürecinin üç temel unsuru vardır.

• Anahtar KPI’ları Seçme: Tüm KPI’lar yalnızca açıkça tanımlanmış bir hedefe odaklanmamalıdır. Önerilen her bir KPI için kendinize eleştirel bir şekilde şu soruyu sorabilirsiniz: “Bu gerçekten nihai hedefimi destekliyor mu?” 
• Beklentiler: Etkili KPI’lar üzerinde beyin fırtınası yaparken ve süreciniz boyunca ölçüm ve iyileştirmeyi uygulamaya hazırlanırken KPI’larınız ölçülebilir ve eyleme geçirilebilir olup olmadığını göz önünde bulundurun.
• Ölçülebilir KPI’ları sağlamak için sağlam bir ölçüm yöntemine ihtiyacınız olacak. Bu sistem, Genel Ekipman Etkinliği (OEE) veya üretim verilerinin toplanması gibi metodlara dayanabilir, ancak ölçülebilir olmalıdır. Herhangi bir KPI stratejisi, verileri yorumlamanın ötesinde eyleme geçirilebilir adımlar içermelidir. Ekip üyeleri veya proje liderleri, gerekli değişiklikleri yapacak yetki ve araçlarla donatılmalıdır.
• İletişim: KPI’larınızı dikkatlice seçtiniz ve tanımladınız. Çok küçük bir işletme olmadığınız sürece, şirketinizin yapısının birkaç operasyon seviyesi içermesi ihtimali bulunur. Eğer bu seviyeler arasında açık ve net iletişim kanalları olmazsa, KPI hedefleri yönünü kaybedebilir. Bu sebeple iletişim faktörü sürece önemli ölçüde etki eder.

KPI Nasıl Hesaplanır?

Temel performans göstergelerinde kullanılan birkaç temel hesaplama türü vardır. KPI’yı hesaplamak, bilgi toplamaktan biraz daha zor olabilir. Çok farklı türde temel performans göstergeleri vardır. Performansınızı ölçme veya hesaplama yönteminiz, topladığınız verilerin türüne bağlıdır. En iyi bilgileriniz sabit bir sayı olabilir veya bir yüzde olabilir. Bazı durumlarda, yüzdeler size üretkenliğiniz hakkında düz sayısal değerden daha fazlasını söyleyecektir.

Sayısal değeri belirlemenin farklı yolları olduğundan, doğruluk konusunda yardımcı olacak araçları da seçmeyi düşünebilirsiniz. Excel’de, bu belgeler üzerinde çalışıyorsanız oldukça kullanışlı olan bir KPI hesaplayıcısı bulunur. KPI’yı belirlemek için kullanabileceğiniz çok sayıda uygulama ve araç da aynı şekilde rahatlıkla bulunabilir.

KPI Kullanım Amaçları Nelerdir?

Şirket sağlığını izlemek: KPI’lar, şirket sağlığı için önemli bir adımdır. Şirketinizin yaşamsal belirtilerini izlemek için KPI’ya ihtiyaç duyabilirsiniz. Sadece hareket ettirmek istediğiniz şeyi ölçün, böylece değişimi etkilemek istediğiniz yere enerji koyabilirsiniz. Çalışanlar, Müşteriler, Süreçler ve Gelir gibi kategorilerin her birinde KPI ölçmenin önemli olduğunu söylemek mümkün. Bunlar insan kaynakları, müşteri memnuniyeti, iş süreçleri, iş stratejisi ve daha pek çok disipline girer. Önce işletmeniz için doğru KPI’ları seçtiğinizden emin olup, ardından onlardan kimin sorumlu olduğunu belirleyebilirsiniz.

Zaman içindeki ilerlemeyi ölçmek: Gelir, Brüt Marj, konum sayısı, çalışan sayısı vb. gibi temel sonuç göstergelerini izleyebilirsiniz. Her yılın başında ve her çeyrekte bazı hedefler belirleyerek bu hedeflere yönelik ilerlemenizi ölçmek için KPI’ları kullanabilirsiniz. Doğru KPI’ları belirlemek, uzun vadeli hedeflerinize ve iş stratejinize yönelik ilerlemenizi ölçmenize de yardımcı olur.

Ayarlamalar yapmak: Sonuçlarınıza ek olarak, çok geç olmadan bu hedefleri kaçırma tehlikesiyle karşı karşıya olduğunuzu size bildirecek öncü göstergelere de ihtiyacınız var. Öncü gösterge KPI’ları gelecekte neler olacağını ve gelecekteki sonuçlarınızı tahmin etmenize yardımcı olur. İstediğiniz sonuçları elde etmek için şu an hangi konumda olduğunuzu size bildirirler. Öncü göstergelerin iki özelliği vardır: ölçülebilirler ve onları doğrudan etkileyebilirsiniz. 

Sorunları çözmek veya fırsatları değerlendirmek: Bu anlamda, bilgilerin kolay ulaşılabilir olması için bir panoda KPI’ların bir kombinasyonunu kullanabilirsiniz.

KPI Türleri Nelerdir?

Temel performans göstergeleri veya KPI’lar her organizasyonda ve her seviyede kullanılmaktadır. Temel performans göstergesi, temel olarak, bir hedefe ulaşıp ulaşmadığınızı söyleyen gerçek bir bilgi, istatistik veya veri noktasıdır. Bu göstergeler, organizasyonun veya bireysel bölümlerin genel performansını değerlendirmek için kullanılabilir. Örneğin, pazarlama stratejinizi belirlediğinizde, ulaşmak istediğiniz karşılaştırma ölçütlerini belirleyeceksiniz. 

Aradığınız temel performans göstergeleri ölçülebilir olacaktır. Her veri kümesi varsayılan olarak nicelleştirilmez; bu, bazı KPI’larınızın her zaman gerçek bir sayısal değer olarak başlamayacağı anlamına gelir. Ama yine de büyümeyi veya bir hedefe ulaşıp ulaşmadığınızı belirlemenin bir yolu olması açısından KPI’lar düzenli olarak ölçülmelidir. Bu, stratejinizin ne kadar iyi çalıştığını belirlemenize, belirlenmiş kriterleri karşılama hedefinde olup olmadığınızı ölçmenize ve mevcut yapınızın bazı yönlerini değiştirmeniz gerekirse sürecinizi bilgilendirmenize yardımcı olacaktır.